Правила написания писем

               Очень часто нам приходится общаться по разным вопросам с теми или иными предприятиями, учреждениями, организациями, государственными органами. Практика показывает, что устное общение с ними малоэффективно, а вот письменное обращение может дать хоть какую надежду на решение вопроса или хотя бы на получение объяснений.
Для повышения шансов на получение ответа на Ваше обращение, необходимо помнить о том, что у Вас должны остаться доказательства такого обращения.
Во-первых, обязательно оставляйте себе копию письма.
Во-вторых, воспользуйтесь одним из следующих способов направления обращений.

Способ 1. Направление Вашего письма почтой с уведомлением о вручении. В данном случае доказательством направления обращения служить чек Укрпочты, который Вам необходимо хранить вместе с копией направленного письма, а также уведомление о вручении, которое Укрпочта возвращает Вам после вручения письма с отметкой даты вручения и фамилии лица, которому вручено письмо.
Еще лучше направить обращение ценным письмом с описью вложения. Оценить Ваше обращение можно в 1 гривну. Этого вполне достаточно. Бланк описи вложения и уведомлением о вручении можно получить на почте. Опись вложения заполняется в двух экземплярах и подается вместе с открытым конвертом, его содержанием и заполненным уведомлением о вручении в одном экземпляре на почту, где сотрудник проверяет соответствие содержания письма описания и оформляет письмо на отправку. В таком случае у Вас на руках должна остаться чек Укрпочты и один экземпляр описи вложения со штемпелем даты отправки. Позже Вы получите уведомление о вручении. Это Ваши доказательства.

Способ 2. Вручение нарочным. Для этого необходимо обратиться в канцелярию необходимой организации, в которой обязаны зарегистрировать Ваше письмо, присвоить ему входящий номер, проставить на копии письма, которая остается у Вас дату получения, присвоенный входящий номер, ФИО лица, получившего письмо и его подпись.

Если на предприятии нет отдельного структурного подразделения, которое занимается приемом и регистрацией корреспонденции, то Вам следует обратиться к секретарю предприятия.
Если Способ 2 не дал желаемого результата, рекомендуем воспользоваться способом 1.

Такие нехитрые действия помогут Вам получить ответ на обращение, отстоять права и интересы в будущем и предоставят Вам хоть какие-то гарантии того, что через долгих 30 дней ожидания не окажется, что именно Ваше письмо «потерялся» в кулуарах соответствующих учреждений.
И напоследок, хотим заметить, даже если устный ответ Вас удовлетворил, не лишним будет продублировать Ваш вопрос в письменной форме, для того, чтобы получить на него письменный ответ. Письменный документ, прослужит Вам доказательством и поддержкой в отстаивании позиции, в случае возникновения любых спорных вопросов.

1. Требования к обращениям:

1) обращение должно адресоваться тем органам государственной власти и местного самоуправления, предприятиям, учреждениям, организациям независимо от форм собственности, объединениям граждан или должностным лицам, в полномочия которых входит решение поставленных в обращениях вопросов. В случае направления обращения не по принадлежности (вопросы затронуты в нем не относятся к полномочиям организации), в срок не более 5 дней оно должно быть переслан по принадлежности с одновременным уведомлением об этом гражданина или возвращен гражданину, если обращение не содержит данных, необходимых для принятия обоснованного решения с соответствующими разъяснениями.

2) в обращении должны быть указаны фамилия, имя, отчество, местожительство гражданина, изложена суть затронутого вопроса, замечания, предложения, заявления, жалобы, просьбы или требования.
3) обращение может быть устным (изложенным гражданином и записанным должностным лицом на личном приеме) или письменным, присланным по почте или переданным гражданином в соответствующий орган, учреждение лично или через уполномоченное им лицо, если эти полномочия оформлены в соответствии с действующим законодательством. В первом случае регистрации обращений на личном приеме осуществляет секретарь или соответствующий работник. Во втором - регистрацию осуществляют делопроизводственные службы.
4) письменное обращение должно быть подписано заявителем (заявителями) с указанием даты.

Обращение, оформленное без соблюдения этих требований, возвращается заявителю с соответствующими разъяснениями не позднее чем через десять дней со дня его поступления.
Не может быть возвращено гражданину обращения со ссылкой на политические взгляды, партийную принадлежность, пол, возраст, вероисповедание, национальность гражданина, незнание языка обращения. Граждане имеют право обращаться в органы государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, объединений граждан, должностных лиц украинским или другим языком, приемлемым для сторон.

2. Обращения, не рассматриваются:
1) письменное обращение без указания местожительства, не подписанное автором (авторами), а также такое, из которого невозможно установить авторство, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.
2) повторные обращения одним и тем же органом от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если первое решено по сути, а также те обращения, сроки рассмотрения которых предусмотрены статьей 17 настоящего Закона жалоба на решение, обжаловалось, может быть подана в орган или должностному лицу высшего уровня на протяжении одного года с момента его принятия, но не позднее одного месяца со времени ознакомления гражданина с принятым решением) и обращения лиц, признанных судом недееспособными. Решение о прекращении рассмотрения такого обращения принимает руководитель органа, о чем сообщается лицу, подавшему обращение.

3. Обращения рассматриваются и решаются в срок не более одного месяца
со дня их поступления, а те, которые не требуют дополнительного изучения, - безотлагательно,
но не позднее 15 дней со дня их получения. Если в месячный срок решить
затронутые в обращении вопросы невозможно, руководитель соответствующего органа, предприятия, учреждения, организации или его заместитель устанавливают необходимый срок для его рассмотрения, о чем сообщается лицу, подавшему обращение. При этом общий срок решения вопросов, затронутых в обращении, не может превышать сорока пяти дней.
По обоснованному письменному требованию гражданина срок рассмотрения может быть сокращен от установленного этой статьей срока.
Обращения граждан, которые имеют установленные законодательством льготы, рассматриваются в первоочередном порядке.

4. Права заявителя в процедуре подачи обращения:

  • лично изложить аргументы лицу, которое проверяло заявление или жалобу, и принимать участие в проверке поданной жалобы или заявления;
  • знакомиться с материалами проверки;
  • представлять дополнительные материалы или настаивать на их запросе органом, рассматривающим заявление или жалобу;
  • присутствовать при рассмотрении заявления или жалобы;
  • пользоваться услугами адвоката или представителя трудового коллектива, организации, которая осуществляет правозащитную функцию, оформив это полномочие в установленном законом порядке;
  • получить письменный ответ о результатах рассмотрения заявления или жалобы;
  • высказывать устно или письменно требование о соблюдении тайны рассмотрения заявления или жалобы;
  • требовать возмещения убытков, если они стали результатом нарушений установленного порядка рассмотрения обращений.


В обязанности заявителя относятся представления необходимых документов.

 Обязанности субъектов рассмотрения жалобы:

  • объективно, всесторонне и своевременно проверять заявления или жалобы;
  • по просьбе гражданина приглашать его на заседание соответствующего органа, рассматривающего его заявление или жалобу;
  • отменять или изменять обжалованные решения в случаях, предусмотренных законодательством Украины, если они не соответствуют закону или иным нормативным актам, безотлагательно принимать меры к прекращению неправомерных действий, выявлять, устранять причины и условия, способствовавшие нарушениям;
  • обеспечивать возобновление нарушенных прав, реальное выполнение принятых в связи с заявлением или жалобой решений;
  • письменно сообщать гражданину о результатах проверки заиш или жалобы и сути принятого решения;
  • принимать меры по возмещению в установленном законом порядке материального ущерба, если он был причинен гражданину в результате ущемления его прав или законных интересов; решать вопрос об ответственности лиц, по вине которых были допущены нарушения, а также по просьбе гражданина не позднее чем в месячный срок довести принятое решение до сведения органа местного самоуправления, трудового коллектива или объединения граждан по месту жительства гражданина;
  • в случае признания заявления или жалобы необоснованной разъяснить порядок обжалования принятого по ним решения;
  • не допускать безосновательной передачи рассмотрения заявлений или жалоб другим органам;
  • лично организовывать и проверять состояние рассмотрения заявлений или жалоб граждан, принимать меры по устранению причин, их порождающих, систематически анализировать и информировать население о ходе этой работы.