Правила написання листів

       

1

Дуже часто нам доводиться спілкуватися з різних питань із тими чи іншими підприємствами, установами, організаціями, державними органами. Практика свідчить, що усне спілкування із ними малоефективне, а от письмове звернення може дати бодай якусь надію на вирішення питання або хоча б на отримання пояснень.
Для підвищення шансів на отримання відповіді на Ваше звернення, необхідно пам’ятати про те, що у Вас повинні залишитись докази такого звернення.


По-перше, обов’язково залишайте собі копію листа.
По-друге, скористайтесь одним із наступних способів направлення звернень.
Спосіб 1. Направлення Вашого листа поштою із повідомлення про вручення. В даному випадку доказом направлення звернення слугуватиме чек Укрпошти, який Вам необхідно зберігати разом із копією направленого листа, а також повідомлення про вручення, яке Укрпошта повертає Вам після вручення листа із відміткою дати вручення та прізвища особи, якій вручено лист.
Ще краще направити звернення цінним листом із описом вкладення. Оцінити Ваше звернення можна в 1 гривню. Цього цілком достатньо. Бланк опису вкладення та повідомлення про вручення можна отримати на пошті. Опис вкладення заповнюється в двох екземплярах та подається разом із відкритим конвертом, його вмістом та заповненим повідомленням про вручення в одному екземплярі на пошту, де співробітник перевіряє відповідність вмісту листа опису та оформлює лист на відправку. В такому випадку у Вас на руках має залишитись чек Укрпошти та один екземпляр опису вкладення із штемпелем дати відправки. Пізніше Вам надійде повідомлення про вручення. Це Ваші докази.
Спосіб 2. Вручення нарочним. Для цього необхідно звернутись до канцелярії необхідної організації, в якій зобов’язані зареєструвати Ваш лист, присвоїти йому вхідний номер, проставити на копії листа, яка залишається у Вас дату отримання, присвоєний вхідний номер, ПІБ особи, яка отримала лист та її підпис.

Якщо на підприємстві немає окремого структурного підрозділу, який займається прийманням та реєстрацією кореспонденції, то Вам слід звернутись до секретаря підприємства.
Якщо Спосіб 2 не дав бажаного результату, рекомендуємо скористатися способом 1.
Такі нехитрі дії допоможуть Вам отримати відповідь на звернення, відстояти права та інтереси в майбутньому і нададуть Вам хоч якісь гарантії того, що через довгих 30 днів очікування не виявиться, що саме Ваш лист «загубився» в кулуарах відповідних установ.
І наостанок, хочемо зауважити, навіть, якщо усна відповідь Вас задовольнила, не зайвим буде продублювати Ваше питання в письмовій формі, для того, щоб отримати на нього письмову відповідь. Письмовий документ, слугуватиме Вам доказом та підтримкою у відстоюванні позиції, в разі виникнення будь-яких спірних питань.

1. Вимоги до звернень:

1) звернення повинно адресуватися тим органам державної влади і місцевого самоврядування, підприємствам, установам, організаціям незалежно від форм власності, об'єднанням громадян або посадовим особам, до повноважень яких належить вирішення порушених у зверненнях питань. У випадку направлення звернення не за приналежністю (питання порушені в ньому не відносяться до повноважень організації), в термін не більше 5 днів воно має бути пересланим за приналежністю з одночасним повідомленням про це громадянина або повернуто громадянину, якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення з відповідними роз'ясненнями.

2) у зверненні має бути зазначено прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви, скарги, прохання чи вимоги.


3) звернення може бути усним (викладеним громадянином і записаним посадовою особою на особистому прийомі) чи письмовим, надісланим поштою або переданим громадянином до відповідного органу, установи особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства. У першому випадку реєстрацію звернень на особистому прийомі здійснює секретар або відповідний працівник. У другому - реєстрацію здійснюють діловодні служби.


4)письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати.
Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження.
Не може бути повернуте громадянину звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення. Громадяни мають право звертатися до органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, об'єднань громадян, посадових осіб українською чи іншою мовою, прийнятною для сторін.

2. Звернення, що не розглядаються:
1) письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.
2) повторні звернення одним і тим же органом від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачено статтею 17 цього Закону (скарга на рішення, що оскаржувалось, може бути подана до органу або посадовій особі вищого рівня протягом одного року з моменту його прийняття, але не пізніше одного місяця з часу ознайомлення громадянина з прийнятим рішенням) та звернення осіб, визнаних судом недієздатними. Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівник органу, про що повідомляється особі, яка подала звернення.


3. Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу, підприємства, установи, організації або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.
На обґрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочено від встановленого цією статтею терміну.
Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

4. Права заявника в процедурі подання звернення:

  • особисто викласти аргументи особі, що перевіряла заяву чи скаргу, та брати участь у перевірці поданої скарги чи заяви;
  • знайомитися з матеріалами перевірки;
  • подавати додаткові матеріали або наполягати на їх запиті органом, який розглядає заяву чи скаргу;
  • бути присутнім при розгляді заяви чи скарги;
  • користуватися послугами адвоката або представника трудового колективу, організації, яка здійснює правозахисну функцію, оформивши це уповноваження у встановленому законом порядку;
  • одержати письмову відповідь про результати розгляду заяви чи скарги;
  • • висловлювати усно або письмово вимогу щодо дотримання таємниці розгляду заяви чи скарги;
  • • вимагати відшкодування збитків, якщо вони стали результатом порушень встановленого порядку розгляду звернень.
  • До обов'язків заявника відносяться подання необхідних документів.

 

  • Обов'язки суб'єктів розгляду скарги:
  • б'єктивно, всебічно і вчасно перевіряти заяви чи скарги;
  • на прохання громадянина запрошувати його на засідання відповідного органу, що розглядає його заяву чи скаргу;
  • касовувати або змінювати оскаржувані рішення у випадках, передбачених законодавством України; якщо вони не відповідають закону або іншим нормативним актам, невідкладно вживати заходів до припинення неправомірних дій, виявляти, усувати причини та умови, які сприяли порушенням;
  • забезпечувати поновлення порушених прав, реальне виконання прийнятих у зв'язку з заявою чи скаргою рішень;
  • письмово повідомляти громадянина про результати перевірки заиш чи скарги і суть прийнятого рішення;
  • вживати заходів щодо відшкодування у встановленому законом порядку матеріальних збитків, якщо їх було завдано громадянину в результаті ущемлення його прав чи законних інтересів; вирішувати питання про відповідальність осіб, з вини яких було допущено порушення, а також на прохання громадянина не пізніш як у місячний термін довести прийняте рішення до відома органу місцевого самоврядування, трудового колективу чи об'єднання громадян за місцемпроживання громадянина;
  • у разі визнання заяви чи скарги необгрунтованою роз'яснити порядок оскарження прийнятого за нею рішення;
  • не допускати безпідставної передачі розгляду заяв чи скарг іншим органам;
  • особисто організовувати та перевіряти стан розгляду заяв чи скарг громадян, вживати заходів щодо усунення причин, що їх породжують, систематично аналізувати та інформувати населення про хід цієї роботи.



GISMETEO: Погода по г.Винница Курс долара
Ми в соціальних мережах
     
Наші партнери
Українська Гельсінська спілка з прав людини